Des réunions de travail efficaces ? Vaste sujet et finalement pas si simple !

Une chose est sûre, on ne travaille plus aujourd’hui comme hier.

Certes on n’arrête pas de le dire, mais on en est toujours à faire le constat qu’il y a encore beaucoup à apprendre. Alors que peut-on d’ores et déjà observer sur les nouveaux modes de travail ? On en retire du mieux ? du moins bon ? Mais les deux mon capitaine ! Les référentiels ont changé et c’est donc un vrai point d’attention que de bien maîtriser sa trajectoire pour ne pas partir de travers. De nombreux sujets sont donc sur la table : le management, la cohésion d’équipe, les équipements… Mais parlons aujourd’hui des réunions de travail !

Commençons par ce malheureux constat.

Avec la mise en place du télétravail, les réunions de travail se sont multipliées comme des petits pains. On ne se voit plus autant physiquement, alors on compense. En présentiel, en distanciel, en mode hybride, la réunionite aigüe vit ses plus belles heures. Il faut échanger, construire et créer ensemble mais sans se croiser tous les jours dans les couloirs. Alors quand les salariés sont géographiquement éparpillés, c’est visioconférence. On allume sa caméra éventuellement en début de réunion et après on éteint. Pourquoi ? Il vaut mieux ne pas trop se poser la question, mais quoi qu’il en soit, parler avec des écrans noirs appelés Claudine, Pierre et Jérémy ce n’est pas très convivial et constructif.

Quand tout le monde est présent dans l’entreprise, c’est l’occasion de la réunion physique : réunion d’équipe, groupe de travail, entretien individuel avec son manager… Le temps est optimisé pour rencontrer le plus de monde possible pendant ses jours de la semaine en entreprise.

Finalement, on ne s’est jamais autant vu que depuis qu’on ne se voit plus !

Et l’efficacité dans tout cela ?

Certes, il est rassurant de se dire que l’entreprise n’est pas tomber dans l’écueil de l’isolement de ses collaborateurs, de la disparition du lien social et de la dispersion des compétences.Et si techniquement le volume des réunions semble montrer que le collectif est maintenu, il peut être pertinent de s’interroger sur la valeur réellement obtenue.

Cette manie de faire des réunions de travailà tout bout de champs n’est certes pas nouvelle, mais nombreux sont les palliatifs de l’inefficacité qui ont disparu : la discussion autour de la machine à café, la rencontre aux toilettes, les déjeuners ensemble, les visites inopinées dans le bureau du voisins, etc… Les messageries ce n’est pas aussi pratiques, cela laisse des traces. Le poids de la réunion dans la mécanique globale est donc augmenté.

Alors comment amener de la performance dans ces rencontres ?

Deux axes forts :

• La méthode

Il faut bien se l’avouer, il n’est pas rare qu’au sortir d’une réunion les participants soient frustrés du peu d’avancements sur le sujet et pensent avoir perdus leur temps. Installer une méthode structurante et partagée par tous permet de créer un échange qui amène de vraies réponses aux attendus. L’attention doit donc se porter sur la préparation, l’objectif, la pertinence des invités, l’ordre du jour, la maîtrise du temps (d’autant plus facile qu’il y a une heure butoire lorsqu’on loue une salle) et les responsabilité de chacun. Il existe une littérature assez riche et des formations pour apprendre à organiser ces moments, inutile de s’attarder sur cette problématique.

• Le lieu

En revanche, parler du lieu où se tient la rencontre ne semble pas, ou plutôt plus, être un sujet. Maintenant que l’on peut travailler de la maison, retrouver les locaux de l’entreprise pourrait presque être exotique. Alors qu’on se disait encore il y a 3 ans qu’organiser ses réunions de travail, formations ou rendez-vous à l’extérieur permettait de casser la monotonie, cette considération semble avoir disparue. Et pourtant ! Le bureau reste le bureau.

Certaines entreprises ont réaménagé les espaces de travail…

pour permettre plus de convivialité, rendre les lieux plus attractifs et surtout proposer les cocons adaptés à chaque moment de la journée de travail. C’est certes une très bonne initiative mais, premier problème : cela ne concerne que peu d’entreprises, celles qui ont les moyens de tels investissements.

Pour les autres, rien n’a changé. Ce qui ne veut d’ailleurs pas dire que ce soit le bagne, c’est juste plus classique et probablement moins coloré. Quelle que soit la configuration, on reste dans l’ambiance de l’entreprise. Où que se porte le regard, il va croiser celui d’un collègue. Et c’est le second problème.

Si en ces temps de dispersions des collaborateurs, c’est une bonne chose de se retrouver, l’entre-soi à ses limites quand il se fait toujours dans le même environnement. Quand on franchit la porte de l’entreprise, on retrouve toujours ses mêmes marques : les odeurs, les bruits, les sols, les gestes, les cheminements… Ce sont autant de signaux de départ pour un conditionnement au travail, pour ne pas dire au travail conditionné. Alors si on veut casser ses habitudes, inspirer de nouvelles idées, bousculer ses certitudes et créer un univers de concentration, il faut sortir de l’entreprise.

Une autre ambiance

La revisite des environnements de travail s’est souvent accompagnée de la création d’espaces reprenant les codes de la maison. L’idée est ainsi de casser le cadre trop rigide de l’entreprise pour donner une nouvelle dimension à l’échange. On pourrait donc se dire qu’installé dans un canapé avec son ordinateur posé sur la jambe droite et le genou gauche derrière l’oreille serait suffisamment informel pour stimuler la créativité et ouvrir la parole. L’image est probablement exagérée mais elle exprime surtout le fait que la posture ou le décor ne suffisent pas. Le canapé n’est pas le cœur du confort dans l’échange.

Une autre ambiance, l’intimité d’un lieu partagé que par les participants, tout ce qu’il faut pour travailler sans être dans ses habitudes et surtout l’excitation du « nouveau », de la découverte, voilà ce qui permet aussi de travailler mieux. Il faut sortir de l’entreprise.

Changer d’air

Les nouvelles configurations de travail nous l’on fait peut-être oublier, mais on a tous besoin de régulièrement changer d’air pour challenger son travail, sa relation managériale ou apprendre autrement.

Le cocon parisien qu’est Le 8 Petion est donc une vraie solution pour former ses collaborateurs, organiser ses entretiens annuels, fédérer l’équipe lors d’une réunion de projet ou ouvrir la parole à chacun. Tout est prévu pour bien travailler dans des murs qui ont une histoire : équipement vidéo, espace cuisine, accompagnement restauration, aménagement personnalisé…

Tout est fait pour s’y sentir bien pour réaliser ses ambitions. Alors il ne faut pas hésiter à sortir de l’entreprise.

📍8 rue Pétion

Ⓜ️ Voltaire

💻 Nous écrire